Un dels valors més importants de qualsevol empresa és el seu capital humà i els professionals que la componen. Fomentant l’ús de tecnologies de la informació i eines col·laboratives multiplicarem la seva eficiència i les dels processos de tota l’empresa.
Les innovacions que implantem en els nostres sistemes informàtics, els nostres productes o serveis han de millorar els nostres processos, productivitat, eficiència i, en definitiva, tot el negoci. Però de vegades centrem tota la nostra inversió o optimització tecnològica en el producte final, i hi ha molts factors que intervenen en un bon producte que es troben pel camí.
Entre ells, lògicament, hi ha els professionals, els treballadors que desenvolupen els seus diferents rols i especialitzacions per al bon funcionament de les diferents àrees de l’empresa. Però, podem millorar la productivitat dels nostres treballadors aplicant les tecnologies de la informació adequades? La resposta és un sí rotund.
Els mecanismes de treball i comunicació dels treballadors es poden optimitzar perquè siguin més ràpids, còmodes, pràctics, útils, de major qualitat i més productius. Actualment, comptem amb tot tipus de solucions tecnològiques, aplicacions, programari, eines, dispositius, etc. que milloren el dia a dia dels treballadors i les dinàmiques de treball, de manera que no podem deixar-los de banda en la nostra estratègia de digitalització.
ESTAN LES TIC REALMENT MILLORANT LA MEVA PRODUCTIVITAT?
Les eines TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació) aplicades a l’àmbit empresarial han de suposar una millora en la productivitat de la companyia, ja sigui de forma directa (reduint el temps de producció, estalviant costos, simplificant processos …) o indirecta (motivant als treballadors, millorant la seguretat, reduint emissions …).
No obstant, en moltes ocasions, ens trobem amb que la implantació de noves solucions tecnològiques suposa tot el contrari, ja sigui per la complexitat de la mateixa, per falta de formació, o per no ser l’eina correcta per al problema suggerit.
És imprescindible analitzar prèviament quines necessitats i en quines àrees volem millorar i, mitjançant quines solucions tecnològiques, podem aconseguir aquest objectiu sense que la tecnologia sigui un nou problema, en lloc d’una solució. Implementant solucions eficients per seguir les tendències tecnològiques.
COM HAN MILLORAT LA PRODUCTIVITAT DE LES EMPRESES LES EINES DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓ?
Els ràpids avanços tecnològics de les últimes dècades han redefinint completament l’espai de treball en les empreses de tots els sectors. En particular hi ha quatre camps que han millorat considerablement amb la tecnologia i que afecten directament a la productivitat dels nostres treballadors.
MILLORA EN L’EFICIÈNCIA DELS PROCESSOS
Un dels factors clau en què la tecnologia pot afectar la productivitat és mitjançant la simplificació de processos, automatitzant les tasques repetitives o fent més ràpida la comunicació per exemple, permetent als treballadors se en tasques més importants.
MÉS COL·LABORACIÓ I COMUNICACIÓ
El nivell de hiperconnexió que s’ha aconseguit en l’actualitat, permet una més ràpida i eficient comunicació dins de l’empresa, millorant exponencialment la capacitat de col·laboració interna.
Actualment, és possible que dins d’una empresa amb un gran nombre de treballadors, tots ells estiguin connectats entre si, independentment de la jerarquia interna i puguin col·laborar en projectes, compartir informació, etc.
CONTROL DE COSTOS
Amb la millora i simplificació dels processos interns arriba inevitablement una reducció dels costos, però la tecnologia ens permet a més portar un control molt més exhaustiu dels mateixos a tots els nivells, el que ens permet detectar problemes i actuar en les àrees de l’empresa que resulten menys eficients.
AUGMENT DE LA SEGURETAT
La seguretat, a tots els nivells, és una peça clau hagi de la productivitat de les empreses i la tecnologia és fonamental per evitar el que pot suposar importants amenaces, no només per a la productivitat sinó per a la continuïtat de la mateixa.
QUINES EINES TIC PODEN MILLORAR LA PRODUCTIVITAT DE LA MEVA EMPRESA?
Totes les àrees de l’empresa són susceptibles de millorar mitjançant l’ús dels avenços tecnològics, però si ens centrem en les TIC, aquestes són algun es de les àrees més sensibles:
EMMAGATZEMATGE I GESTIÓ DE DADES
La informació i les dades han adquirit una importància cabdal per al desenvolupament de les empreses en la societat moderna. D’ells depèn que siguin capaços d’evolucionar i adaptar-se als ràpids canvis que necessiten per a romandre competitives, un dels motius principals per incorporar eines TIC en tots els àmbits.
Igual d’important és disposar de la informació necessària, com que la informació estigui disponible en tot moment de la manera més àgil i productiva.
En aquest sentit, les solucions cloud ens ofereixen avui en dia tot tipus de possibilitats, facilitant l’accés a la informació des de qualsevol lloc i dispositiu, sense comprometre la seguretat, reduint alhora els costos, atès que no requereixen d’inversió inicial en equips d’emmagatzematge i sistemes de seguretat físics a l’empresa.
Hi ha una gran varietat de solucions molt complexes i potents d’informàtica en núvol que ens poden permetre desplegar tot tipus de serveis i arquitectures directament en el núvol. Aquestes són algunes de les més conegudes:
També hi ha eines de tecnologia de la informació i la comunicació molt senzilles que ens permeten emmagatzemar arxius, gestionar el correu electrònic o gestionar la nostra agenda. Aquestes són algunes de les més conegudes:
Dropbox
Es una de las herramientas de almacenamiento online más populares, por su sencillez y facilidad de uso y porque fueron de los primeros en ofrecer espacio de almacenamiento en la nube de forma gratuita.
Una de sus principales ventajas es su compatibilidad con muchas otras apps y herramientas, y que dispone de aplicaciones para dispositivos móviles y equipos de sobremesa que permite sincronizar en tiempo real los ficheros y carpetas que seleccionemos.
En plena eclosión del Big Data, sería dar un paso atrás si no aprovecháramos la fuerza de la nube para mejorar el funcionamiento interno de nuestra empresa. Desde software gratuito como Google Drive hasta soluciones tecnológicas de pago para compartir información, las opciones son totales y nos permitirán ser más eficaces.
G Suite
G Suite es el paquete de herramientas cloud de Google y probablemente una de las más usadas. Dispone de todo tipo de aplicaciones basadas en la nube para la productividad en el trabajo, con la principal ventaja de que están interconectadas entre ellas.
La versión básica de todas estas herramientas es gratuita con ciertas limitaciones, y los planes de precios comienzan en 4€ mensuales por usuario.
Algunas de las más conocidas son:
- Gmail – solución de correo electrónico.
- Calendar – agenda electrónica online.
- Drive – espacio de almacenamiento en la nube.
- Suite de ofimática (Docs, Spreadsheets y Slides) – una completa suite con procesador de textos, editor de hojas de cálculo, etc, directamente desde el navegador.
One Drive
One Drive es la apuesta de Microsoft para competir con la suite de productos de Google. También dispone de una versión gratuita y está integrado con el resto de aplicaciones de Microsoft como son su correo electrónico o el popular paquete de ofimática Microsoft Office.
iCloud
Como no podía ser de otra manera, Apple no se podía quedar fuera de este mercado en auge y ofrece su propio paquete de aplicaciones en la nube con almacenamiento, correo electrónico y aplicaciones de ofimática (Apple iWork).
GESTIÓ DE PROJECTES
Moltes empreses funcionen per projectes que compten amb diversos treballadors implicats. Per això, és interessant comptar amb espais comuns per a la seva gestió que evitin processos paral·lels que redueixen la productivitat i augmenten la dedicació de cada empleat.
Qualsevol pime que vulgui gestionar millor els seus projectes i la informació de cada un haurà de recórrer a solucions tecnològiques que permetin crear projectes i assignar membres a cada un.
D’aquesta forma, cada part implicada podrà fer seguiment de el projecte en l’espai comú, afegir una tasca, registrar el temps que ha trigat a fer-ho o marcar-la com finalitzada. Com aquestes, tot tipus de funcions que en molts casos la pròpia empresa pot personalitzar perquè sigui una solució a mida.
Hi ha eines per a la gestió de projectes de tot tipus i complexitat, des de simples gestors de tasques a plataformes de gestió molt potents pensades per a grans projectes amb equips de treball molt grans. Per tant caldrà estudiar molt bé quin s’adapta millor les nostres necessitats i provar-ne algunes abans de decidir-se per qualsevol. Aquestes són algunes de les més populars:
Basecamp
Basecamp es una de las plataformas pioneras en el sector de la gestión de proyectos, y también es una de las más usadas y robustas, con más funcionalidades e integraciones, pero también una de las más complejas.
Permite una gestión muy pormenorizada de múltiples proyectos, equipos de trabajo y permisos de acceso a la información según el perfil de cada usuario.
TeamWork
Es una buena alternativa a Basecamp, con muchas de sus funciones, muy flexible y que también permite la gestión de proyectos y equipos.
Asana
Asana es una mezcla entre un gestor de tareas y un gestor de proyectos. Si bien no dispone de todas las funcionalidades de sus hermanos mayores, es mucho más sencillo de manejar, lo que lo hace una buena solución para desarrollos no tan complejos. Tiene la particularidad además de que es gratuito para equipos de menos de 15 personas.
Evernote
Evernote nace como una aplicación para tomar notas, pero que ha evolucionado espectacularmente, con muchas funciones que lo hacen buen candidato para la gestión de información, tareas e incluso proyectos de forma colaborativa online. Uno de sus puntos fuertes es la facilidad con la que se ordena, clasifica y filtra la información, de modo que es muy sencillo acceder a ella en cualquier momento.
GanttProject
GanttProject es una herramienta que complementa otros sistemas de gestión de proyectos. Su principal función es la de elaborar diagramas de Gantt para controlar el alcance y desarrollo de los proyectos. Nos permite gestionar el trabajo, definir calendarios y exportar todo tipo de informes.
Trello
Esta herramienta está pensada para trabajar con el sistema Kanban de tarjetas con toda la potencia y flexibilidad que ofrece el hecho de que funcione online desde la nube. Nos permite añadir notas, ficheros, plazos, etiquetas y todo tipo de elementos a nuestras tarjeta.
GESTIÓ DE CLIENTS
El programari d’empresa pot ser una solució tecnològica immillorable perquè els nostres treballadors redueixin temps de recerca, gestió i seguiment. Solucions com els CRM han permès a moltes pimes portar un registre exhaustiu dels moviments realitzats amb tots els clients reals o potencials, i alhora compartir tota aquesta informació entre els treballadors.
Així, si bé en ocasions veiem aquest tipus de programari de gestió com a útil per a departaments de comptabilitat o administració, la realitat és que pot millorar la productivitat d’altres perfils professionals com els Project Manager o Account Manager, que necessiten conèixer en quin estat es troba la relació amb un client o introduir registres sobre ells.
Hi ha empreses que fan servir solucions programari, com CRM, per analitzar informació sobre clients i l’impacte del seu màrqueting.
Alguns dels més populars:
COMUNICACIÓ
El tipus de canal de comunicació utilitzat perquè els treballadors es comuniquin també és determinant en la seva productivitat.
Els correus electrònics s’han convertit en el principal instrument diari per a la comunicació de moltes empreses, però no sempre són la via més ràpida i productiva. De vegdades, una conversa que es podria haver resolt en 1 minut de trucada telefònica o de missatgeria instantània es retarda diversos enviaments de correus electrònics que multipliquen el temps destinat per aquesta tasca.
Per tot això és important conèixer quin tipus de missatges o comunicacions hi ha entre treballadors i quin canal és el més adequat en cada cas.
Les solucions més tradicionals són el correu electrònic i el telèfon (ja sigui fix o mòbil), però existeixen altres tecnologies com la missatgeria instantània, xats, videoconferències … que a més de ser més eficients, en general, són mes barates.
L’ús de les trucades de vídeo amb companys que viatgen a veure a clients a altres ciutats o als companys que treballen de forma remota, és un bon exemple. Una vídeotrucada ens permet que, per exemple, hi hagi diverses persones en una mateixa sala per parlar amb una altra que es troba en un altre lloc; o que puguem fer trucades a diverses bandes per entaular conversa entre diversos professionals ubicats en espais diferents. Aquí, les solucions són també variades i trobem eines populars com Skype, i en la seva versió lliure o de pagament, entre d’altres.
Tant per a les trucades com videotrucades, és molt recomanable utilitzar el servei de VoIP, ja que ens permetrà aquest tipus de comunicació a un baix cost, atès que s’establirà a través de la connexió a internet.
Un dels sistemes de comunicació que major creixement està tenint en el món empresarial és el de la missatgeria instantània. No ens referim a un xat tradicional, sinó a solucions tecnològiques que ens permeten una comunicació fluïda amb altres companys, de vegades més àgil que una o diverses trucades telefòniques.
En l’actualitat trobem eines o aplicacions que ens faciliten la comunicació instantània, creant canals per projectes, assignant membres i conversant de forma ràpida sobre qualsevol qüestió relacionada amb aquest projecte concret.
Un bon exemple és Slack, una interessant opció que disposa de versió gratuïta i de pagament, amb els avantatges de la comunicació en temps real d’un xat, però que també pot funcionar de forma asíncrona com un sistema de missatgeria instantània més tradicional.
REFERÈNCIES
Implementa tecnologia que impulsi la productivitat dels teus treballadors sense distreure’ls
Informe: Anàlisi sectorial de la implantació de les TIC a les empreses espanyoles
Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la SI (Ministerio de Industria, Energía y Turismo, 2015).
